Créer un workflow
A. Définition
Un workflow, flux de travaux ou encore flux opérationnel, est la représentation d’une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. Le terme flow (« flux ») renvoie au passage du produit, du document, de l’information, etc. , d’une étape à l’autre.
B. Prise en main de la création d’un workflow
Depuis le tableau de bord de votre organisation, cliquez sur le rouage en haut à droite pour accéder à la gestion des workflow :
Vous arrivez sur l’espace dédié à la création et à la gestion de vos différents workflow :
- Création d’un workflow
Cliquez sur « Créer un nouveau workflow » et nommez ce dernier (le nom peut-être modifier à tout moment):
2. Création des statuts
Créez ensuite les différents statuts de votre workflow. Les statuts constituent les grandes étapes de votre flux de travail, vous pouvez en créer autant que possible :
Les statuts crées sur cet exemple sont : Candidature, Validation, Intégration et Archivage.
3. Intégration des champs personnalisés
Une fois vos statuts établis, vous pouvez intégrer des champs personnalisés à chacun d’entre eux. Un champ personnalisé est une demande d’information de type texte, nombre, date, liste de choix ou encore fichier.
4. Définition des statuts cible
Lorsque vous avez intégré l’ensemble de vos champs personnalisés au sein de vos statuts, vous passez à la définition de vos statuts cible. Un statut cible ou statut de destination vous permet de créer un ordre de passation entre vos différents statuts. Il est possible d’avoir plusieurs destinations au sein d’un même statut.
5. Choix des actions
Vous avez la possibilité de mettre en place une ou plusieurs actions sur chaque statut.
6. Attribution des collaborateurs
Par défaut, l’ensemble de vos collaborateurs sont administrateurs du workflow. C’est à vous d’affecter certains d’entre eux à la gestion d’un ou plusieurs statuts.
